Negosiasi

Pendahuluan

Dengan semakin pesatnya perkembangan zaman menjadikan dunia bisnis sebagai permasalahan dalam negeri yang sangat kompleks bahkan sudah menjadi permasalahan global. Hal tersebut dikarenakan pasa skalanya yang semakin lama semakin besar dikarenakan semakin majunya perkembangan teknologi mengakibatkan prodiuksi barang dan jasa melebihi batas dari yang dibutuhkan. Untuk dapat bersaing dalam dunia bisnis maka diperlukan negosiasi demi mencapai kesepkatan bersama yang nantinya akan memberikan keuntungan pada masingmasing pihak. Dalam komunikasi antara pembeli dan penjual untuk mencapai kesepakatan, dibutuhkan keahlian dalam melakukan negosiasi, pengetahuan tentang prilaku konsumen, segmen pasar yang dihadapi, target pasar, tata cara pembuatan administrasi penjualan, dan bagaimana mengidentifikasi keberatan calon pelanggan. Selain itu keahlian tersebut harus didukung sikap penjual yang simpati dan empati terhadap konsumen serta hati-hati, teliti, dan bertanggung jawab dalam melaksanakannya.

Sesungguhnya negosiasi ada disetiap situasi, tidak hanya dalam bisnisjual-beli produk dan jasa. Kerap kita dihadapkan pada situasi negosiasi dengan pihak yang sama sekali asing,

namun tidak jarang juga kita berhadapan dengan pihak yang sudah akrab, seperti teman atau mitra bisnis. Dengan siapa pun kita berhadapan dalam proses negosiasi, ketegangan pasti terasa. Meskipun kata-kata “win-win situation” senantiasa didengung-dengungkan, namun tetap saja, posisi kedua belah pihak negosiator adalah berseberangan. Orang yang terbiasa bernegosiasi, umumnya memiliki kesadaran akan ‘gaya’ negosiasi mereka, kekuatan dan kelemahan yang mereka miliki dalam negosiasi. Mengasah ketrampilan negosiasi akan menimbulkan kesadaran akan ‘kartu-kartu’ apa yang Anda miliki dan kapan waktu yang tepat untuk ‘memainkannya’. serta tentu saja, menambah kepercayaan diri untuk memenangkan negosiasi, bahkan sebelum negosiasi dilakukan.

A. Pengertian Negosiasi

Negosiasi berasal dari bahasa Inggris negotiation yang artinya perundingan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi ketiga dikatakan yang dimaksud dengan negosiasi, yaitu:

a). Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain.masing-masing pihak ini memiliki kepentingan yang sama, akan tetapi mereka memiliki kebutuhan sasaran dan motivasi yang berbeda. Oleh karena itu mereka melakukan negoisasi untuk mencapai kesepakatan.

b). Penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa.

Dalam buku Teach Yourself Negotiating karangan Phil Baguley, dijelaskan tentang definisi negosiasi yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. Sedangkan negosiasi memiliki sejumlah karakteristik utama, yaitu:

a) Senantiasa melibatkan orang, baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;

b) Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi;

c) Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu, baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter);

d) Hampir selalu berbentuk tatap-muka, yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;

e) Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;

f) Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

Jadi negosiasi dapat dikatakan sebagai perundingan yang dilakukan oleh dua belah pihak untuk mencapai kesepakatan bersama ,didalam usaha memenuhi kebutuhan. Negoisasi/perundingan tidak sama dengan mempengaruhi karena negoisasi merupakan proses timbal balik atau proses dua arah, sedangkan mempengaruhi lebih merupakan proses satu arah. Suatu negoisasi akan berhasil bila negoisatornya:

a). Mempersiapkan diri secara intensif;

b). Berorientasi pada sasaran (goal oriented);

c). Siap untuk mengatasi masalah;

d). Mengerti kondisi psikologi mitra negosiasi;

e). Dapat menganalisis situasi dan mengambil posisi yang fleksibel;

f). Didukung oleh teknologi mutakhir (komputer, e-mail, website dan lain-lain).

B. Macam-macam Bentuk Negosiasi

Negosiasi atau perundingan dapat dianggap salah satu metode yang paling baik dalam menyelesaikan perselisihan diantara berbagai pihak. Negosiasi sangat penting dilakukan, apabila diantara beberapa pihak:

1) Bertentangan kepentingan.

2) Solusi belum jelas.

3) Ada peluang untuk kompromi

Dalam bidang penjualan barang dan jasa, harga merupakan masalah yang paling sering di negosiasikan, masalah lainnya meliputi, waktu penyelesaian kontrak, mutu barang dan jasa yang ditawarkan, volume pembelian, tanggung jawab pembiayaan, pengambilan risiko, promosi, dan hak serta keamanan produk. Menurut Philip Kotler, negosiasi mempunyai karakteristik sebagai berikut:

a. Terdapat dua pihak yang terlibat;

b. Pihak tersebut mempunyai perbedaan kepentingan dalam satu masalah atau lebih;

c. Pihak-pihak tersebut bergabung bersama untuk sementara waktu dalam suatu hubungan khusus yang sifatnya sukarela;

d. Aktivitas tersebut menyangkut pembagian atau pertukaran satu sumber daya atau lebih dan/atau resolusi mengenai satu masalah tidak berwujud antara pihak tersebut atau yang mereka wakili;

e. Aktivitas tersebut meliputi presentasi permintaan atau usulan oleh pihak dan evaluasi oleh pihak lainnya diikuti dengan kesepakatan dan usulan balasan dan aktivitas tersebut berurutan;

Menurut Bill Scoot, negosiasi adalah bentuk pertemuan antara dua pihak yaitu kita dan pihak lain, sasaran dari negosiasi tersebut adalah tercapainya suatu persetujuan.

Macam-macam negosiasi misalnya: Negosiasi untuk mencapai persetujuan antara pengusaha dengan bank dalam pengajuan jumlah kredit, pengusaha dengan pemasok dalam hal pengajuan syarat penyerahan barang dan potongan harga, pengusaha dengan pembeli dalam hal persetujuan harga dan pelayanan purna jual.

Dalam bidang bisnis perdagangan antara lain berkaitan dengan:

a. Masalah keagenan;

b. Masalah wilayah penjualan;

c. Masalah lindung nilai (hedging);

d. Kerjasama dagang;

e. Kerjasama keuangan;

f. Kerjasama pengadaan dan pelatihan sumber daya manusia;

g. Kerjasama manajemen.

Negosiasi perlu memiliki kualitas dan keahlian tertentu agar dapat efektif, yaitu keahlian mempersiapkan dan merencanakan, pengetahuan mengenai masalah yang dinegosiasikan /dirundingkan, kemampuan untuk berpikir dengan jelas dan cepat dalam tekanan dan ketidakpastian, integritas, kemampuan untuk membujuk pihak lain serta kesabaran.

C. Syarat-syarat menjadi negosiator

Untuk menjadi seorang negosiator yang sukses terhadap aktivitas negosiasinya harus memiliki kemampuan untuk bernegosiasi, sehingga sasaran dapat tercapai secara effektif dan effisien.

Adapun kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang negosiator adalah sebagai barikut:

1). Kemampuan berhubungan keadaan fisik

(a) Kecerdasan

Tidak dapat dipungkiri bahwa kecerdasan membuat seorang negosiator sukses dalam bernegosiasi. Kecerdasan dapat berkembang seiring dengan pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh. Dengan adanya kecerdasan akan mudah beradaptasi dan bersikap fleksibel terhadap calon pembeli.

(b) Berpenampilan fresh

Penampilan diri yang segar akan menambah kepercayaan dalam diri. Hal seperti itu akan memberikan kebebasan pada diri negosiator dalam mempresentasikan segala sesuatu yang berkenaan dengan sasaran.

(c) Memiliki rasa humor

Berdasarkan penelitian yang pernah dilakukan, diketahui bahwa rasa humor dapat mengurangi ketegangan dan rasa stress. Jadi tidak ada salahnya sebagai negosiator memiliki rasa humor sehingga suasana yang tercipta akan lebih akrab dan santai, dan itu memberikan keuntungan sendiri bagi negosiator dalam mencapai sasaran.

(d) Pengertian

Dengan adanya rasa pengertian atau kesadaran tinggi pada diri seorang negosiator secara tidak langsung dapat meningkatkan hubungan yang baik dengan calon pelanggan. Dengan kata lain, negosiator harus dapat menempatkan diri, kapan dia harus berbicara dan kapan dia harus mendengarkan calon pelanggannya sehingga calon pelanggan merasa dihargai. Hal ini berguna untuk menciptakan hubungan yang baik antara kedua belah pihak.

(e) P erhatian

Seorang negosiator juga diharapkan mempunyai perhatian kepada calon pelanggannya. Dengan demikian calon pembeli merasa nyaman berada didekat negosiator dan negosiasi dapat berjalan dengan baik. Karena dengan perhatian yang diberikan calon pelanggan akan merasa dihargai dan tertarik untuk mengikuti jalannya negosiasi dengan lebih seksama lagi.

(f) Pandai bergaul

Seorang negosiator harus pandai bergaul dengan siapa saja dan tidak membeda-bedakan golongan dan kelas. Dengan demikian kegiatan negosiasi akan berjalan dengan lancar. Karena dengan bergaul negosiator akan memperoleh banyak pengalaman dan pengetahuan yang sangat berguna sebagai bahan bernegosiasi. Disamping itu juga negosiator akan mengenal berbagai macam karakter manusia yang berbeda dan ini akan sangat berguna sekali untuk negosiator menyesuaiakan diri dengan orang lain. Sikap fleksibel inilah yang dpat memperlancar proses negosiasi yang

dijalankan.

(g) Memiiliki toleransi kepada orang lain

Bagi seorang negosiator sifat toleran sangat dibutuhkan untuk dapat menahan terhadap rasa dan pendirian yang bertwentangan dengan dirinya. Sehingga memudahkannya untuk menguasai diri (tidak emosional) dan negosiasipun dapat berjalan dengan lancar.

(h) Dapat menerima rangsangan dari luar

Kadang berita yang tidak mengenakan dari luar juga dapat mempengaruhi negosiator dalam melakaukan negosisasi. Hal ini dapat menimbulkan rasa marah, kecemasan dan segala hal yang dapat menimbulkan emosi. Oleh karena itu penting kiranya bagi negosiator menjaga situasai yang demikian agar tidak mengganggu jalannya negosiasi.

2). Kemampuan yang berhubungan dengan sifat/karakter/kepribadian

Kepribadian negosiator juga dapat mempengaruhi kelancaran negosiasi. Adanya kepribadian yang baik juga akan menjadikan kegiatan negosiasi berjalan dengan baik. Adapun kepribadian yang baik yang harus dimiliki oleh seorang negosiator adalah:

a). Bersikap jujur

Dalam melakukan negosiasi diperlukan kejujuran. Memang sangat sulit mengungkapkan kejujuran.Yang dimaksud dengan kejujuran disini adalah jujur dalam menyampaiakn informasi, tidak membohongi calon pelanggan khususnya yang berkaitan dengan produk yang dijual,.Dengan kejujuran dapat menambah hebungan yang lebih harmonis antara negosiator dengan calon pelanggan

b. Inisiatif dan kreatif.

Pada umumnya orang yang memiliki inisiatif dan kreatif dalam Melakukan sesuatu dengan penuh semangat, melakukan pekerjaan tanpa diperintah lagi dan mampu mengatasi masalah yang sedang dihadapinya. Dengan sikap ini seorang negosiator dalam menghadapi calon pelanggan tidak meiliki keraguan, antusias dan mampu mengambil keputusan secara cepat dan tepat., sehingga memberikan pengaruh pada calon pelanggan untuk merasa yakin dan menerima sesuatu yang ditawarkan oleh negosiator.

c. Konsekuen dalam perbuatan.

Dalam dunia bisnis, segala sesuatu harus sesuai dengan apa yang telah diucapkan atau dilakukan. Dan tidak menyimpang dari apa yang telah diputuskan. Sikapyang demikian adalah sikap dari orang yang berwatak teguh atau konsekuaen dalam perbuatannya. Bicara tidak terlalu muluk dan sesuai dengan kenyataan yang sesungguhnya. Hal ini akan menimbulkan kepercayaan pada diri calon pelanggan yang pada akhirnya negosiator dapat mengarahkan calon pembeli sesuai dengan apa yang diinginkan oleh negosiator.

3) Berhubungan dengan pengetahuan

Selain dituntut sebagai seorang yang berkepribadian baik, seorang negosistor juga diharapkan mempunyai pengetahuan yang luas, baik yang menyangkut dengan negosiasi itu sendiri juga pengetahuan lain yang mendukung negosiasi .

Adapun pengetahuan yang harus dimilki oleh seorang negosiator antara lain:

(a). Memiliki pengetahuan tentang negosiasi

Untuk menjadi seorang negosiator sebaiknya mengetahui terlebih dahulu hal-hal yang berhubungan dengan negosiasi. Atau minimal mengetahui teorinya, sehingga memudahkan negosiator mencapai sasaran yang telah telah ditetapkan.

(b). Memiliki pengetahuan tentang kepribadian

Pengetahuan tentang kepribadian penting bagi seorang negosiator untuk mengetahui karakter calon pembeli yang dihadapinya. Hal tersebut akan meudahkan negosiator dalam menentukan langkah apa yang harus dilakukannya nanti pada saat bernegosiasi.

(c). Memiliki pengetahuan tentang lingkungan

Seorang negosiator harus memiliki pengetahuan tentang lingkungan. Yang dimaksud dengan lingkungan disini adalah lingkungan dimana akan dilakukan negosiasi, apakah negosiasi akan dilakukan pagi hari, siang hari, sore hari dst. Dengan demikian negosiator dapat mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya.

(d). Memiliki pengetahuan tentang organisasi

Pengetahuan tentang organisasi yang harus dimiliki oleh seorang negosiator disini adalah pengetahuan tentang seberapa besar wewenang yang diberikan oleh perusahaan kepada negosiator dalam pengambilan kesputusan sesuai dengan kebijakan atau prosedur perusahaan yang berlaku yang berkaitan dengan negosiasi yang akan dilakukan.

(e). Sering melakukan latihan negosiasi

Untuk dapat melakukan negosiasi dengan berhasil, sebelumnya negosiator mempersiapkan dirinyadengan sebaik-baiknya. Adapun persiapan yang dapat dilakukan antara lain: Mempersiapkan dan membaca kembali materi negosiasi, mempersiapkan alat bantu demontrasi (jika perlu), dan mempersiapkan fisik dan mental. Sebaiknya negosiator berlatih melakukan negosiasi dengan rekan kerja agar pada saat melakukan negosiasi yang sebenarnya tidak melakukan kesalahan.

D . Manajemen Konflik

Karena setiap negosiasi memiliki potensi konflik dalam seluruh prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternative penyelesaian konflik dipandang dari sudut menang–kalah masing-masing pihak, ada empat kuadran manajemen konflik:

1. Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik)

Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain. Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan.

2. Kuadran Menang-Kalah (Persaingan)

Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi diantara kedua pihak. Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

3. Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi)

Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah–mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan.

4. Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi)

Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai.

Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya. Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh. Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.

E. Teknik dasar Negosiasi

Seorang negosiator selalu dituntut untuk selalu tahu kapan sebaiknya memberi dan kapan harus menerima, juga peka melihat situasi dan suasana kapan untuk menekan lawan bicaranya.

Teknik negosiasi bukan hanya dipakai sebagai alat untuk menyudutkan tetapi juga untuk bela diri bila tersudut. Negosiasi adalah suatu kegiatan yang unik, ada unsur sains, seni/kiat dan teknik. Lokakarya aktif ini akan menunjukkan kepada anda bagaimana bekerjasama daripada agak bersaing dengan pihak lain untuk mendapatkan hasil yang baik bagi kedua pihak.

Dalam hal ini adalah negosiator dengan calon pembeli .untuk mencapai kesepakatan bersama. Agar proses negoisasi dapat berjalan secara effektif dan efisien maka negosiator harus mempunyai kemampuan untuk bernegosiasi. Adapun kemampuan yang dimaksudkan adalah:

􀁩 Kemampuan berkomunikasi dengan calon pembeli;

􀁩 Kemampuan untuk mengetahui kondisi fisik dan suasana hati calon pembeli saat bernegosiasi;

􀁩 Kemampuan untuk memulai dan memproses jalannya negosiasi dengan cara memciptakan hubungan yang harmonis dan akrab.

1) Kemampuan berkomunikasi dengan calon pembeli

Agar komunikasi dapat berjalan lancar dibutuhkan keterampilan dan tehnik yang tepat baik secara komunikasi verbal maupon non verbal.

􀁸 Komunikasi verbal penyampaian fikiran dan keinganinan yangdiungkapkan dengan kata-kata sehingga negosiator dapat menjelaskan secara konkret;

􀁸 Komunikasi non verbal merupakan sikap negosiator yang ditunjukkan dalam bahasa tubuh (gerakan), misalnya: memberikan senyuman; ekspresi wajah, posisi duduk; gerakan legan dan jari; anggukan kepala; kontak mata, variasi nada suara dan kecepatan bicara; sikap berdiam diri.

2) Kemampuan untuk mengetahui kondisi fisik dan suasana hati calon pembeli saat bernegosiasi

Ketika pertama kali bertemu dengan calon pembeli negosiator harus mengetahui dan tanggap terhadap:

􀁸 Penampilan jasmaniah calon pembeli apakah kondisi fisik terlihat segar, lesu atau tidak bergairah. Begitu juga dengan pandangan matanya apakah terlihat semangat kelelahan atau kosong;

􀁸 Memperhatikan gaya bicaradan sikap calon pembeli pada saat berlangsungnya negosiasi dan itu dapat dilihat ketika calon pembeli menanggapi pembicaraan negosiator;

􀁸 Memperhatikan isyarat-isyarat yang diperlihatkan oleh calon pembeli (dapat berupa gerakan tasngan, anggukan kepala dsb.) sebagai tanda pada saat berbicara;

􀁸 Memperhatikan calon pembeli dalam mengambil jarak dengan negosiator pada saat berbicara;

􀁸 Memperhatikan kondisi lingkungan calon pembeli, baik lingkungan kerja, lingkungan pergaulan sosialnya maupun lingkungan keluarganya.

3) Kemampuan untuk memulai dan memproses jalannya negosiasi dengan cara memciptakan hubungan yang harmonis dan akrab

Setelah mengetahui seperti apa kondisi calon pembeli yang ditunjukkan dalam penampilan, gerakan dan pembicaraannya ketika pertama kali bertemu, setidaknya memberikan gambaran pada negosiator bagaimana sebaiknya bertindak dan membuka percakapan. Dalam membuka pembicaraan dapat dimulai dengan pembahasan

yang ringan mengenai lingkungan kerja, hobby dansebagainya. Setelah itu baru berbicara tentang hal-hal yang dapat mengarah pada pokok pembahasan dalam negosiasi.

Adanya pembahasan yang ringan sebagai pemanasan sebelum beranjak ke inti permasalahan dapat dijadikan jalan untuk mempererat hubungan yang harmonis anatara keduanya. Tetapi yang perlu diingat dalam berbicara yaitu sedapat mungkin dilakukan dengan penuh perhatian dan kehangatan disertai dengan nada suara yang bersahabat. Dengan perhatian dan kehangatan tersebut calon pembeli merasa diterima dan dihargai.

F . Langkah-langkah bernegosiasi

1. Persiapan

Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya.

Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri.

2. Pembukaan

Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. berikut ada beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi:

a. Jangan memegang apa pun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi;

b. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;

c. Jabat tangan dengan tegas dan singkat;

d. Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan. Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya. Meski demikian harus tetap diingatbahwa pada dasarnya selain memiliki beberapa persamaan, kedua pihak memiliki beberapa perbedaan.

3. Negosiasi Dalam Jual-Beli Barang

Dalam negosiasi jual beli, pihak penjual dan pembeli mempunyai hak dan kewajiban tertentu. Pihak pembeli mempunyai hak menerima barang yang dibelinya dan berkewajiban untuk membayar secar tepat jumlah dan waktu. Sebaliknya penjual mempunyai hak menerima pembayaran dan berkewajiban menyerahkan barang yang dijual secara tepat jumlah dan waktu. Jadi dalam kisaran itulah substansi perundingan yang harus dilakukan oleh kedua belah pihak.

Khusus dalam kegiatan jual beli, pelaksanaan negosiasi ditijukan untuk memfasilitasi kehendak pembeli dan penjual, yaitu merundingkan masalah-masalah yang berkaitan dengan hak-hak dan kewajiban pihak penjual dan pembeli, baik yang bersifat satu kali transaksi maupun untuk transaksi yang berulang-ulang (terus-menerus). Biasnya negosiasi jual beli antara pihak penjual dan pihak pembeli, pembicaraaannya berkisar pada:

a. Jenis barang yang akan dibeli atau dijual;

b. Kwalitaas dari jenis barang yang akan dibeli atau dijual;

c. Jumlah barang yang akan dibeli atau dijual;

d. Ketetapan harga barang yang akan dibeli atau dijual;

e. Saat atau waktu penyerahan barang (tanggal, bulan, tahun penyerahan);

f. Kemana barang diangkut/dikirim dan syarat pengirimannya;

g. Cara pembayaran (tunai, kredit) dengan potongan harga atau tanpa potongan harga.

4. Strategi dan Teknik Negosiasi

Negosiasi meliputi mempersiapkan rencana strategis sebelum dimulainya negosiasi dan mengambil keputusan taktis yang baik selain negosiasi. Strategi negosiasi dapat diartikan sebagai suatu komitmen untuk suatu pendekatan menyeluruh yang memiliki peluang besar untuk mencapai tujuan negosiator. Ada 3 (tiga) strategi negosiasi yang dapat dikembangkan yaitu:

a. Win-win strategy (strategi menang-menang)

Yaitu pendekatan bernegosiasi yang ditujukan kepada kemenangan kedua belah pihak, dengan prinsip “meminta tanpa menekan dan memberi tanpa desakan”,cara perundingan ini adalah menyelesa ikan masalah yang didasari rasa saling menghormati, menghindari konflik.

b. Win-lose strategy (strategi menang kalah),

yaitu suatu strategi negosiasi untuk memperoleh kemenangan mutlak, strategi ini berdasarkan kepada keinginan untuk mengalahkan dan merugikan orang lain.Strategi ini sering menimbul kan permasalahan. Oleh karena itu setrategi ini dianggap strategi licik.

c. Lose-lose Strategy (Strategi kalah-kalah),

Strategi ini sangat merugikan kedua belah pihak karena masingmasing hanya melampiaskan emosinya yang tidak rasional. Strategi ini tidak akan menyelesaikan masalah tetapi memperpanjang konflik, karena itu strategi ini dianjurkan untuk tidak dipergunakan.

5. Metode Negosiasi

Ada beberapa negosiasi menggunakan metode strategi kuat, strategi lunak, strategi tidak kuat dan tidak lunak, artinya:

a. Negosiator yang lunak berusaha menghindari konflik pribadi sehingga dengan mudah ia memberikan konsesi-konsesi agar dicapai kesepakatan. Ia menginginkan pengatasan masalahnya dengan cara damai yang pada akhirnya ia merasakan kepahitan karena telah dieksploitir oleh pihak lawan.

b. Negosiator yang keras melihat setiap situasi sebagai adu kemauan, dimana pihak yang mengambil posisi yang ekstrim atau bertahan lebih lama akan lebih mendapat keuntungan. Ia menginginkan kemenangan, namun sering kali ia mengadapi respon yang sama kerasnya dari pihak lawan. Hal ini akan sangat melelahkan dan dapat menguras sumber-sumber yang dimiliki. Strategi standar yang ketiga berada antara kedua pilihan itu, tetapi setiap cara itu mengandung upaya jual-beli antara mendapatkan apa yang diinginkan dengan hidup rukun dengan orang-orang lainnya.

c. Negoisator yang tidak keras tetapi tidak pula lunak. Metode yang dikembangkan Proyek Negosiasi Harvard ini menentukan permasalahan berdasar urutan kepentingannya dan bukan proses tawar-menawar yang difokuskan pada apa yang dikemukakan oleh pihak lawan untuk bisa diterima atau tidak diterima pihak lainnya. Cara ini mengarah pada upaya bilamana mungkin semua pihak yang terlibat bisa mendapatkan keuntungan. Jika arah kesepakatan bertentangan dengan kepentingan anda, Anda dapat memaksakan agar kesepakatan itu hendaklah berdasar pada standar yang adil yang terbebas dari keinginan berbagai pihak yang terlibat.

Metode negosiasi yang berprinsip ini keras dalam hal urutan kepentingannya, namun lunak dalam hubungan antar manusianya. Metode ini tidak menggunakan cara-cara tipuan. Metode ini menunjukan pada anda bagaimana cara memperoleh apa yang menjadi hak anda, namun tetap berada dalam batas-batas yang tidak bertentangan dengan norma-norma umum.

Betapapun anda memahami kepentingan pihak lawan, betapapun anda menemukan cara untuk mempertemukan kepentingan berbagai pihak, dan betapapun anda sangat menghargai hubungan yang sedang berjalan, namun anda hampir selalu dihadapkan pada kenyataan yang tidak menyenangkan, yaitu adanya pertentangan kepentingan. Sekalipun kita berbicara tentang strategi dimana semua pihak yang terlibat meras menang (win-win strategy), kita tetap tidaki bisa mengabaikan kenyataan itu.yang khas para negoisator berusaha untuk menghilangkan konflik itu dengan melakukan tawar-menawar (positional bargaining) yaitu dengan mengemukakan apa yang mereka inginkan dan apa yang tidak diinginkan. Upaya untuk merekonsiliasikan keinginan-keinginan itu dapat berdampak biaya besar. Tidak ada negosiasi yang mungkin dicapai secara efesien dan damai apabila anda mematok harga mati yang bertentangan dengan keinginan pihak lawan anda. Yang bijaksana adalah apabila anda komit terhadap upaya pencapaian kesepakatan yang didasari prinsip-prinsip, bukan tekanan-tekanan.

6. Komunikasi dalam negosiasi

Negosiasi berprinsip menghasilkan kesepakatan bijaksana yang damai dan efisien.artinya semakin anda mengetengahkan standar yang adil, efisien atau berdasar ilmiah pada permasalahan anda, akan semakin besar kemungkinan anda menghasilkan paket negosiasi yang adil dan bijaksana tanpa komunikasi, tidak akan terjadi negoisasi. Negosiasi merupakan proses komunikasi yang ulang-alik untuk mencapai kesepakatan bersama. Proses komunikasi bukanlah merupakan hal yang mudah, sekalipun dilakukan oleh orang-orang yang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman yang luas. Ada 3 (tiga) masalah besar dalam komunikasi, yaitu:

1. Tidak saling berbicara

Para negosiator mungkin tidak saling berbicara, atau paling tidak dilakukan dengan cara yang tidak dapat dipahami. Sering kali masing-masing pihak sudah mempunyai prasangka buruk terhadap pihak lawannya dan tidak berusaha untuk melakukan komunikasi secara sungguh-sungguh. Kalaupun mereka berbicara, pembicaraannya diarahkan untuk memberi kesan kepada pihak ketiga tentang kebenaran pihaknya masing-masing, bukannya berupaya untuk bernegosiasi yang menghasilkan kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak. Sekalipun mereka berbicara jelas dan langsung, mereka mungkin tidak mau saling mendengarkan.

2. Komunikasi

Perhatikanlah betapa seringnya orang tidak memperhatikan apa yang anda bicarakan mungkin sama seringnya dengan ketidak mampuan anda untuk mengulangi apa yang mereka telah katakan.dalam negosiasi mungkin anda terlalu sibuk memikirkan apa yang akan anda kemukakan berikutnya, bagaimana anda akan menanggapi hal terakhir yang disampaikan lawan atau tentang bagaimana anda akan menyusun kerangka argumentasi anda, sehingga anda terlupa apa yang dikatakan pihak lawan. Atau anda lebih memperhatikan kebenaran anda sendiri daripada kebenaran pihak lawan. bagi anda tidak ada yang lebih penting selain kebenaran anda sendiri, yang harus diperhatikan pihak lawan. Akibatnya anda kurang mau memperhatikan kebenaranpihak lain, yang berakibat komunikasi tidak terjadi.

3. Salah pengertian

Apa yang dikemukakan satu pihak dinterprestasikan pihak lain secara keliru. Sekalipun para negosiator berada diruang yang sama, komunikasi dari satu pihak ke pihak lainnya bisda terjadi bak mengirimkan signal asap dan angin yang kencang. Apabila kedua belah pihak berbicara dengan bahasa yang berbeda, maka kemungkinan maka kemungkinan terjadinya salah pengertianmenjadi bertambah besa r.

Agar negosiasi berjalan dengan sukses pihak-pihak yang bernegosiasi haruslah termotivasi untuk melakukan kolaborasi bukan kompetisi. Mereka harus commetted terhadap suatu tujuan yang menguntungkan kedua belah pihak, bukan hanya memperhatikan kepentingannya sendiri. Akhirnya mereka harus mau melakukan hubungan antar manusiayang lebih dapat diterima, bukannya persetujuan, lebih terbuka untuk dapat dipercayai pihak lainnya, bukannya sikap menghindar atau defensif, lebih fleksibel (tetapi teguh dalam pendirian), bukannya sikap keras kepala tetapi menyerah. Dalam bernegosiasi selalu menggunakan berbagai taktik, taktik negosiasi diartikan sebagai manuver-manuver yang dibuat pada titik-titik tertentu. Proses negosiasi misalnya: ancaman, gertakan, dan penawaran limit (kesempatan terakhir penawaran).

7. Pendekatan dalam Negosiasi

Diiringi dengan usaha yang maksimal sertatujuan yang pasti, akan menjadi suatu hal yang mengejutkan apabila hal tersebut dilakukan secara berulang-ulang, di mana kesepakatan yang mutual (saling menguntungkan) bukanlah sesuatu yang sulit.berbicara mengenai negosiasi, ada beberapa pendekatan yang dapat dilakukan, yaitu soft bargaining, hard bargaining dan principled negotiation.

1. Soft bargaining

Soft bargaining melibatkan bentuk negosiasi yang menitikberatkan pada posisi (menang/kalah), dibandingkan kepentingan dari diadakannya negosiasi itu sendiri. Akan tetapi, untuk menghindari masalah-masalah yang kerap muncul dalam perundingan yang melibatkan posisi, para negosiator akan melakukan pendekatan

”soft” seperti memperlakukan lawan bicaranya sebagai teman, mencari kesepakatan dengan harga apapun, dan menawarkan sebuah hasil perundingan atas dasar penciptaan hubungan yang baik dengan lawan bicara.

Para pelaku negosiasi yang melakukan pendekatan dengan cara seperti berikut akan mempercayai lawan bicaranya, dan akan bersikap terbuka dan jujur mengenai prinsip-prinsip dasar atau alasan mendasar yang mereka miliki mengenai perundingan tersebut kepada lawan bicara mereka. Hal ini akan membuat mereka menjadi rentan bagi para ”hard bargainers” yang akan bertindak secara kompetitif dengan menawarkan hanya beberapa pilihan saja yang benar-benar sesuai dengan alasan mendasar mereka, bahkan melakukan ancaman. Dalam sebuah perundingan

yang melibatkan perunding keras dan lembut, maka akan kita temui bahwa perunding keras hampir selalu tampil dengan kesepatakan yang lebih baik secara mendasar.

2. Hard bargaining

Sebagaimana yang sudah diutarakan pada bagian soft bargaining, hard bargaining juga menitikberatkan pada posisi disbanding kepentingan dari perundingan yang terjadi. Negosiator dengan pendekatan semacam ini sangatlah bersifat kompetitif, dengan melihat kemenangan sebagai satu-satunya tujuan akhir. Bagi beberapa orang pakar, perunding-perunding keras ini memadang lawan bicara mereka sebagai saingan. Mereka tidak mempercayai lawan bicara mereka dan berusaha untuk bermain secerdik mungkin untuk mencoba mendapatkan keuntungan maksimal dalam negosiasi. Sebagai contoh, mereka akan tetap berpegang teguh dengan posisi awal mereka, atau tawaran pertama mereka, menolak untuk melakukan perubahan. Mereka mencoba untuk mengecoh lawan bicara mereka khususnya terhadap alasan

mereka (soft bargainers) datang ke perundingan tersebut dan menuntut keuntunga sepihak dalam pencapaian kesepakatan. Mereka akan memberlakukan trik dan tekanan dalam usaha mereka untuk menang pada sesuatu yang mereka anggap sebagai sebuah kontes kemauan.

Bilamana mereka berhadapan dengan perunding lunak, maka para perunding keras ini cenderung untuk selalu menang. Lain halnya jika berhadapan dengan perunding keras lainnya, kemungkinan tidak tercapai kata sepakat sama sekali (no outcome).

3. Principled negosiation

Principled negotiation adalah nama yang diberikan untuk pendekatan yang berbasiskan pada kepentingan yang tertulis di dalam sebuah buku, Getting to Yes, yang pertama kali diluncurkan pada tahun 1981 oleh Roger Fisher dan William Ury. Dalam buku tersebut tertulis empat dasar dalam negosiasi:

a) pisahkan antara pelaku dengan masalah;

b) fokus pada kepentingan, bukan posisi;

c) ciptakan pilihan untuk hasil yang mutual;

d) tekankan pada kriteria yang bersifat objektif.

Memisahkan pelaku dari masalah berarti meniadakan hal-hal yang berhubungan dengan masalah personal dari isu inti, dan bila memang ingin dibicarakan, sebaiknya dibicarakan secara independen. Masalah personal/orang umumnya akan melibatkan masalah yang berkaitan dengan persepsi, emosi dan komunikasi. Persepsi adalah sesuatu yang penting karena hal tersebut membantu dalam pendefinisian masalah serta solusinya. Bilamana terdapat kenyataan yang sifatnya objektif dan kenyataan tersebut diinterpretasikan secara berbeda oleh orang-orang yang berbeda dalam situasi yang berbeda pula, pada akhirnya kata sepakat akan sulit tercapai. Masalah personal juga terkait dengan kesulitan-kesulitan emosi ketakutan, kemarahan, ketidakpercayaan dan keresahan sebagai contohnya. Bilamana emosi-emosi ini dilibatkan di dalam perundingan, maka kata sepakat akan semakin sulit tercapai.

Masalah di dalam komunikasi juga dapat dikategorikan sebagai masalah personal. Ada tiga macam masalah komunikasi yang mungkin terdapat di dalam sebuah perundingan.

  1. Para pelaku perundingan mungkin tidak berbicara satu dengan yang lainnya. Komentar-komentar mereka secara formal ditujukan kepada lawan bicara mereka, akan tetapi sebenarnya mereka sedang membicarakan pihak lain diluar pelaku perundingan yang hadir pada saat itu.

b. Masalah timbul ketika di antara kelompok tidak saling mendengar. Seharusnya mereka mendengarkan secara menyeluruh terhadap apa yang dibicarakan, malahan mereka merencanakan respons masing-masing.

c. Para anggota kelompok masing-masing saling berbicara satu dengan lainnya, sehingga kesalahpahaman dan salah interpretasi mungkin saja terjadi.

Negosiasi terhadap kepentingan berarti negosiasi mengenai hal-hal yang benar-benar dibutuhkan dan diinginkan oleh orang-orang, bukan apa yang mereka katakan mereka ingin-kan atau butuhkan. Sering kali, kedua hal tersebut tidaklah sama. Orang-orang cenderung untuk mengambil sikap yang ekstrim yang dibuat untuk melakukan tindakan balasan untuk lawan bicara mereka. Jika mereka ditanya mengapa mereka mengambil sikap demikian, maka alasan utama mereka adalah bahwa sesungguhnya keinginan mereka yang sebenar-benarnya adalah kompatibel, bukan mutually exclusive.

Dengan berfokus pada kepentingan, para pelaku perundingan akan dapat dengan mudah memenuhi prinsip dasar yang ketiga yaitu, menciptakan pilihan yang bersifat mutual. Hal ini berarti bahwa para negosiator seharusnya berusaha untuk mendapatkan solusi-solusi baru untuk masalah yang dibicarakan dan membuat kedua pihak untuk menang, bukan berusaha menang, dan lainnya harus kalah.Prinsip yang keempat yaitu menekankan pada kriteria yang objektif. Meskipun tidak tersedia secara gamblang, tapi hal tersebut dapat dicari. Hal ini akan sangat memudahkan proses negosiasi. Jika sebuah serikat dan manajemen berusaha/berjuang atas sebuah kontrak, mereka dapat melihat apa yang disetujui atau dilakukan oleh perusahaan serupa di luar sana sebagai kriteria objektif mereka.

Rangkuman

1. Negosiasi berasal dari bahasa Inggris negotiation yang artinya perundingan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi ketiga dikatakan yang dimaksud dengan negosiasi yaitu:

a. Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan.

b. Penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa.

2. Pelaksanaan negoisasi khusus dalam kegiatan jual beli, yaitu merundingkan masalah-masalah yang berkaitan dengan hakhak dan kewajiban pihak penjual dan pembeli, baik yang bersifat satu kali transaksi maupun untuk transaksi yang berulang-ulang (terus-menerus).

Tentang rachlan

wong pemalang
Tulisan ini dipublikasikan di Uncategorized. Tandai permalink.

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s